Организация процессов: гайд по Scrum для волонтерских команд от Дмитрия Горского

Планирование задач

Один из способов планирования задач – это модель scrum. Она пришла к нам из IT-индустрии и сейчас все чаще используется в разных командах как фреймворк для управления проектами. Преимущества scrum-модели:

• планирование задач по спринтам помогает быстро выявлять проблемы и решать вопросы;
• все задачи четко определены – поэтому их легче выполнять;
• у каждой задачи есть ответственный, поэтому все понимают роли друг друга;
• команда вовлечена в процесс, тк есть регулярные звонки с обсуждением статусов задач;
• прозрачность: все видят, кто и какие задачи выполняет, и какой у них статус;
• позволяет меньше переписываться в чатах, тем самым экономит время;
• есть возможность оценивать загруженность свою / сотрудников и следить за тем, чтобы успевать отдыхать.

Рассмотрим принципы scrum, которые можно внедрять в любую команду, которая управляет проектами.

Разделение задач на подзадачи

Чтобы проект получился, его важно разделить на задачи и подзадачи – то есть конкретные действия, которые нужно сделать. Задача может требовать одного действия (например, «выставить счет на оплату»), а может делиться на подзадачи. Например, задача найти офлайн-площадку для мероприятия требует времени и нескольких действий, поэтому ее можно разделить на подзадачи:

• подзадача 1 – составить список потенциальных площадок;
• подзадача 2 – связаться с владельцами и проверить доступность площадок в день мероприятия;
• подзадача 3 – договориться о проведении мероприятия;
• подзадача 4 – оплатить аренду.

Назначение ответственных за задачи

У любой задачи должен быть исполнитель. Если ваша команда небольшая, вы можете распределять задачи между собой напрямую. Если вы ведете несколько проектов сразу, и над разными проектами работают разные люди, можно разделиться на рабочие группы (например, «лонгриды», «соцсети» и «подкаст»), и уже внутри них назначать ответственных. Один человек может входить в несколько рабочих групп.

Планирование задач по спринтам

Спринт – это цикл работы с определенной длительностью. В разных командах длительность цикла варьируется от 1 недели до 1 месяца – вы можете выбрать свой темп, но мы рекомендуем начинать с более короткого спринта, а затем адаптировать его длительность под удобство команды. Планирование задач «по спринтам» означает, что в начале каждого цикла вы вместе с командой выбираете, какие задачи войдут в этот спринт. При необходимости, их можно приоритизировать (например, выбрать 10 задач и договориться, что 6 из них должны быть выполнены в любом случае, а еще 4, если команда успеет). Все задачи при этом распределяются на четыре списка:

• «бэклог» – то есть список всех задач, которые когда-то нужно будет сделать. Сюда можно складывать идеи, до которых пока не доходят руки, и задачи на будущее;«предстоит сделать» / «to do» – список задач, которые должны быть сделаны в текущем спринте;«в работе» – список задач, над которыми началась работа;«сделано» – список завершенных задач в текущем спринте

Пример канбан-доски (в ней задачи разделены по проектам) :

Наличие регулярных встреч

Scrum-модель предполагает три типа встреч для управления проектом:

• планирование спринта (выбор задач, которые войдут в ближайший цикл);
• «дейли»-встречи / летучки (регулярные 15-минутные созвоны для обсуждения вопросов по текущим задачам);
• «ретро» / подведение итогов (обсуждение результатов спринта).

На встрече по планированию команда определяет, какие задачи из бэклога войдут в спринт – и переносит их в список «предстоит сделать» / «to do».

Для каждой задачи определяется дедлайн (если внешнего дедлайна нет, то датой выполнения задачи назначается последний рабочий день спринта) и ответственный за ее реализацию.

На летучках участники коротко озвучивают статус задач и обсуждают возникшие вопросы. Задачи, над которыми началась работа, переносятся в список «в работе» / «in progress». Завершенные задачи переносятся в список «сделано»/«done».

На встрече «ретро» команда обсуждает результаты: какие задачи получилось сделать, а какие не успели. Задачи, которые были взяты в спринт и не завершены, перемещаются обратно в backlog – их можно будет снова «взять в работу» на следующем планировании спринта.

На планировании и ретро присутствует вся команда, а на летучках можно встречаться только рабочей группой. Желательно, чтобы встречи проходили в одно и то же, удобное для всех участников, время. Например, если в вашей организации 2-недельные спринты и выходные в субботу и воскресенье, то план встреч будет таким:

Фоллоу-апы (резюме) встреч

Чтобы все устные обсуждения не проходили зря, важно фиксировать договоренности текстом после каждой встречи. Резюме встреч можно просто отправлять в чат или закреплять, чтобы любой участник мог вернуться к этому сообщению в любой момент.

Использование таск-трекера для планирования

Таск-трекер – это единое рабочее пространство для команды, в которой ведутся списки задач. Очень важно, чтобы им пользовались все участники и участницы команды. В течение спринта каждый участник и участница актуализируют статус своих задач, перемещая их по доске – от «to do» в «in progress», и дальше в «done». Это позволяет команде видеть, как продвигаются дела по проекту.

Выбор таск-трекера

Вы можете рассмотреть один из этих вариантов:
Fibery – это сервис от белорусского стартапа, который предоставляет бесплатный доступ на первый год для любых социально-ориентированных организаций (в том числе не зарегистрированных как юрлицо). Трекер хорош гибкостью и адаптивностью интерфейса и насыщенным функционалом, но не очень прост в настройке.

Asana – таск-трекер, который хорошо подходит для небольших команд. Он менее гибкий, чем Fibery, но по-прежнему достаточно функциональный.

Notion – это сервис для создания заметок и документов, который двигается в сторону таск-трекера. В нем уже сейчас есть функционал, который позволяет отслеживать задачи. Его главное преимущество в том, чтобы вести всю работу в одном рабочем пространстве. Бесплатный для команды до 5 человек.

Trello – самый простой по интерфейсу таск-трекер. В нем мало настроек, а потому проще всего разобраться. Однако, из-за этого Trello не очень гибкий. В бесплатной версии функционала мало, а платная версия включает в себя то, что в других таск-трекерах можно получить бесплатно.

⭐ Напишите на почту выбранного сервиса, чем вы занимаетесь, и почему вам важно пользоваться их продуктом – довольно часто компании поддерживают социальные проекты и предоставляют бесплатный доступ или большую скидку по запросу.

Коммуникация в чатах

Количество и тематики рабочих чатов очень сильно зависят от состава вашей команды и деятельности, поэтому универсальной формулы здесь нет. Но есть общие рекомендации, которые могут помочь вам найти удобный для себя формат:

• заведите общий чат команды;
• если ваша команда занимается несколькими проектами, можно создать отдельные чаты проектов и добавить в каждый из них участников и участниц – задачи по проектам можно обсуждать в них, и разгрузить тем самым основной чат;
• постарайтесь избегать обсуждений в личных переписках, чтобы все участники проекта были в курсе договоренностей;
• в общих чатах используйте тэги людей, к которым вы обращаетесь;
• если в вашей команде несколько отделов, можно создать отдельные чаты для отделов;
• заведите отдельный канал для флуда, чтобы при виде стоящего мема, участницам и участникам команды сразу пришло в голову, куда его можно отправить 🙂

Календарь

Календарь – это тоже часть коммуникаций. Хорошо настроенные календари помогают сэкономить время на согласовании времени встреч и быть в курсе свободных слотов команды.

Рекомендации по настройке календарей:

• Назначая встречу, пишите адженду (план обсуждения) – так каждый участник сможет лучше подготовиться, и созвон пройдет быстрее;
• Выбирайте для регулярных встреч одно и то же время, и назначайте повторяющуюся встречу – так не придется каждый раз пересогласовывать время;
• При выборе времени встречи учитывайте часовые пояса участников;
• Не ставьте встречи день в день (за исключением экстренных ситуаций) – а если очень хочется, уточните, будет ли это удобно – свободные слоты в календаре не означают, что у участника на это время нет никаких дел;
• Если у участников и участниц команды есть регулярная занятость в одно и то же время (например, они сидят с ребенком, ходят на теннис или посещают психотерапевта), попросите их забронировать эти слоты в календаре;
• Если участники и участницы команды работают в других проектах, попросите их предоставить доступ к их рабочим календарям. Настройки позволяют пользователям делиться с другими информацией о забронированном времени, но не раскрывать при этом названия и содержания внешних встреч.

Как синхронизировать рабочие календари?

Рассмотрим на примере Google-календаря. Вы хотите синхронизировать календарь с двух рабочих почт: «рабочая почта 1» и «рабочая почта 2».

1. Зайдите в «рабочую почту 1»
2. Предоставьте доступ с «рабочей почты 1» «рабочей почте 2» по этой инструкции.
3. Теперь откройте «рабочую почту 2».
4. Перейдите в календари – в нем вы найдете календарь с «рабочей почты 1». Нажмите на 3 точки справа от него.
5. Перейдите в раздел «Открыть доступ пользователям или группам»
6. Добавьте пользователей, которым хотите предоставить доступ – выберите пункт «Доступ только к информации о свободном времени», если не хотите раскрывать названия и содержания встреч.

• Создавайте общие календари, которые отражают события, важные для всей команды. Например, календарь отпусков – чтобы видеть, кто и когда будет недоступен, или календарь дней рождений – чтобы вся команда знала, кто сегодня именинник.

– Важно помнить, что оптимизированные процессы, четкие правила общения в чатах и фиксированное время звонков для многих проектов необходимое, но никогда не достаточное условие для построения здорового рабочего процесса. Ключ — это бережная и уважительная коммуникация с членами команды, качественная обратная связь и возможность вместе принимать решения. К счастью, мы все работаем с людьми, а не с роботами.

Дмитрий Горский, издатель «В ЛЕСАХ»