Мы переходим к последней части нашего обучения, и она будет посвящена работе с волонтерами и партнерами. В ближайших уроках мы будем рассматривать партнерства, коллаборации и ресурсы волонтеров в широком смысле. Я надеюсь, что вы посмотрите на эти аудитории под новым ракурсом и научитесь совмещать разные практики работы.
С чего начать работу с волонтерами?
Как и во всем, начните с целей и оценки текущей ситуации. Для чего нужны волонтеры? Какие задачи вы планируете закрывать с их помощью? Есть ли у вас ресурсы для работы с ними? Если нет ресурсов, но есть желание, то поговорите с командой, что для вас сейчас приоритетнее, в какой грант сможете заложить координатора волонтеров или, может, для вас дешевле работать с исполнителями-фрилансерами, а не волонтерами?
Если среди целей и задач вы выявили построение комьюнити, то смело начинайте работу с волонтерами. Цели у самого комьюнити могут быть разные, но начинать строить его стоит вокруг самой лояльной аудитории, а это ваши сотрудники и волонтеры. При этом ваши волонтеры могут и не быть частью сообщества и вообще оставаться анонимными, не общаться друг с другом, а просто получать задачи от вашего проекта. Этот подход тоже окей, но служит другим целям.
Дальше мы поговорим про выстраивание системной работы с волонтерским сообществом. Подробно про методы и механики работы с волонтерами написали коллеги из ОВД-Инфо в своем супер гайде. Сохраните его и пользуйтесь.
Анализ текущих волонтеров и рекрутинг новых
Шаг 1. Определите целевую аудиторию волонтеров
Важно понять, кто ваши волонтеры:
- их возраст, профессии, увлечения и место проживания.
- какими навыками и знаниями они обладают — это поможет вам лучше распределить задачи среди волонтеров.
- какие задачи они готовы выполнять. Возможно, некоторые из них могут принять активное участие в организационных вопросах или же предпочтут выполнять задачи, не требующие постоянного взаимодействия с другими людьми.
Шаг 2. Определите каналы рекрутинга
После того, как мы определили, кто является вашей целевой аудиторией, мы можем начать искать самые эффективные каналы, чтобы привлечь этих людей. Это могут быть социальные сети, сайты для поиска работы, университеты, местные сообщества и организации, события и мероприятия, связанные с деятельностью вашей организации и т.д.
Если ваши волонтеры будут работать с чувствительной информацией или ваша организация несет существенные риски, находясь в России, то обязательно проводите собеседования с каждым волонтером, смотрите на него/нее и проговаривайте все риски, которые у волонтера появляются в связи с сотрудничеством с вами. Если такие риски имеют место, то рекрутировать волонтеров можно через закрытые каналы, сообщества, сарафанное радио, так есть больше вероятности, что найдутся волонтеры, готовые принять эти риски.
Шаг 3. Заведите базу волонтеров
Чтобы начать формировать волонтерскую базу, составьте анкету, которую будут заполнять потенциальные волонтеры. Учтите в ней их навыки, каналы связи, интересы, задайте вопрос о мотивации вам помогать, запросите рекомендации, если нужно. Дайте в анкете ссылки на свои политики безопасности и неразглашения, чтобы потенциальные волонтеры поставили галочки и ознакомились. Заполнение анкеты и прохождение собеседования сильно сузят потенциальную базу волонтеров, но в нее попадут наиболее мотивированные, которые с меньшей вероятностью бросят работу в процессе.
Важно вести актуальную базу волонтеров. Это поможет быстро находить подходящих людей для выполнения определенных задач, а также составлять статистику и анализировать эффективность работы. В базе должна содержаться контактная информация волонтера, информация о его навыках и предпочтениях, а также история его участия в проектах и мероприятиях. Мне очень нравится для этого создавать базу данных в Notion, проставлять там нужные теги и менять представление в зависимости от задач. Также можно подключить гугл-формы сразу к таблице и анкета волонтера будет загружаться в Notion. Вот пример работы с тегами в базе: 
Шаг 4. Работа с задачами для волонтеров
Выдавайте задания волонтерам через удобный для них и для вас канал. Если в задании есть чувствительная информация, то убедитесь в безопасности канала связи, а также в надежности волонтера.
Как это делать?
- чат по специализации волонтеров, например, чат корректоров/иллюстраторов и т.д.;
- электронная почта или личное сообщение;
- платформа, где волонтер сам может выбрать и взять задание. Есть платформа интеллектуального волонтерства ProCharity, волонтерский бот ОВД-Инфо, Платформа IT-волонтер, но вы можете даже Notion адаптировать под такую платформу, если не хотите делать задания публичными;
- встречи или собрания, где задания предоставляются волонтерам лично. Такой способ подойдет при организации офлайн-мероприятий.
Правильно составленный бриф для волонтера уменьшит его фрустрацию и повысит шансы на своевременное выполнение задачи. Помните, что волонтеры работают бесплатно и часто без каких-либо обязательств, поэтому склонны бросить работу, пропасть или пересмотреть свои приоритеты. Чем более подробно для них описана инструкция и бриф на задачу, тем выше шансы ее выполнения. Что должно быть в брифе:
- Актуальность задачи — опишите, зачем вы привлекаете волонтера и на что повлияет его работа
- Содержание задачи + видение результата — что конкретно нужно сделать и как вы оцените работу как выполненную
- Инструменты работы — подробно опишите, в каких программах и с использованием каких инструментов придется работать. Может случиться так, что вам нужно сделать дизайн для соцсетей, а у волонтера нет ни Фигмы, ни Канвы, а результат он сдаст в Пейнте
- Сроки — оценивайте сроки реалистично и добавляйте к ним несколько дней, потому что волонтер делает работу для вас в свое свободное время, а его может быть немного. При этом назначайте такие сроки, чтобы, если что, вы успели передать задачу другому человеку
- Обратная связь — укажите конкретного человека, которому можно задать вопросы в процессе, и куда отправить итоговый результат
- Как вы поддержите волонтера — тут можно перечислить какие-то инструкции, базы знаний или чаты, которые помогут волонтеру сориентироваться
Шак 5. Проверка результатов
Результаты выполненных заданий могут проверяться различными способами, в зависимости от типа задания. Для контентных заданий, например, тексты или дизайн, результаты могут быть оценены на основе соответствия техническим параметрам, количеству знаков, брендбуку или вашему tone of voice. В случае адресной помощи, как помощь местным жителям или уборка территории, результаты могут быть оценены на месте или через отзывы от получателей помощи. Интеллектуальные волонтеры могут выполнять задания, такие как анализ данных или разработка стратегий. Здесь результаты могут быть оценены по степени полезности или эффективности предложенных решений.
Для волонтеров-фандрайзеров, результаты могут измеряться в собранной сумме пожертвований или числе привлеченных спонсоров. Так как волонтеры — это добровольцы, при проверке результатов дайте позитивную обратную связь, поблагодарите за уделенное время и трату ресурсов, не ругайте и очень экологично предлагайте правки. Оценка результатов — это выводы для вас, сотрудничать ли дальше с волонтером или нет. Не накладывайте санкции за несоответствие результатов вашему видению. Если волонтер плохо выполнил задачу, он все равно вам лоялен и может быть в ядре вашего сообщества, может выполнять менеджерские функции, координировать или помогать вам с продвижением.
Виды волонтерства
- Контентные волонтеры: Это те, кто помогает создавать контент, такой как статьи, видео, графический дизайн и т.д.
- Адресная помощь: Волонтеры, которые оказывают помощь на местах бедствия, в приютах или работают с местными сообществами, предоставляя им поддержку и услуги.
- Интеллектуальные волонтеры: Это те, кто предоставляет свои знания и навыки в области анализа данных, программирования, консультирования и других интеллектуальных задач.
- Волонтеры-фандрайзеры: Они занимаются сбором средств для благотворительных организаций, проводят мероприятия, создают кампании и привлекают доноров.
Каждый тип работы требует своего подхода к выдаче заданий, проверке результатов и взаимодействию с волонтерами, чтобы обеспечить эффективность и успешность вашей деятельности.
Формирование волонтерского комитета
Задачи комитета
Формирование волонтерского комитета имеет ключевое значение для координации и эффективного управления волонтерскими инициативами. Задачи комитета могут включать в себя:
- Организацию мероприятий и проектов, в которых будут участвовать волонтеры.
- Развитие стратегии привлечения и удержания волонтеров.
- Координацию и мотивацию волонтеров.
- Разработку и реализацию политик и процедур для работы с волонтерами.
- Регулярное общение и взаимодействие с волонтерами и другими структурами организации.
Волонтерский комитет — это по сути ваши сотрудники, работающие на добровольной основе, люди, которые разделяют ценности и влияют на ваш проект или инициативу. Это не значит, что вы эксплуатируете их труд, они все те же волонтеры, но готовые брать на себя менеджерские задачи и участвовать в жизни и развитии вашей организации. Если вы строите значительную часть своей работы на волонтерстве, то комитет вам необходим. Возможно, что ваш проект в целом волонтерский — тогда это лидерское ядро.
Мотивация лидеров
Лидеры играют важную роль в волонтерском комитете. Они часто обладают бОльшим опытом и могут вдохновлять других волонтеров своим примером. Для мотивации таких волонтеров важно предоставить им возможность влиять на процессы и принятие решений в комитете. Также можно предложить привилегии, такие как доступ к эксклюзивным мероприятиям или обучающим программам, а также публичное признание и благодарность за их вклад.
Проектные группы
Для более крупных задач комитет может формировать проектные группы, которые специализируются на определенных направлениях или проектах. Если вы практикуете горизонтальный подход в организации и отсутствие иерархии, то вам очень подойдет формат проектной работы с волонтерами. Лидеры и волонтерский комитет здесь выполняют функции менеджмента, но являются такими же членами сообщества. Иерархически они никак не выделяются и помогают всем другим членам проектной группы выполнять задачи, следя за сроками и объемом работы.
Коммуникация с волонтерами
Гайды: Разработка и распространение гайдов помогает волонтерам понять цели, процессы работы и ожидаемые стандарты. Гайды могут включать информацию о миссии организации, инструкции по выполнению заданий, правила поведения и прочее.
Каналы коммуникации: Выберите удобный вам и волонтерам канал связи. Важно, что для вас это должно быть не менее удобно, чем для волонтера. Например, если волонтер хочет общаться через ВК, то это может стать проблемой для вас, так как имеет свои риски и просто может не у всех быть в доступе. Лучше выбирать что-то без использования ВПН.
Комьюнити: Создание онлайн или оффлайн комьюнити волонтеров способствует формированию чувства принадлежности и поддерживает обмен опытом, идеями и ресурсами.
Сбор обратной связи: Регулярный сбор обратной связи от волонтеров помогает организации оценить эффективность своих программ, выявить проблемные моменты и предложить улучшения. Задавайте вопросы волонтерам, узнавайте их мнение — они видят вас сразу как с внутренней, так и с внешней стороны. А еще волонтеры могут быть супер экспертами в своей сфере и увидеть то, что не видите вы.
Мозговые штурмы: Организация мозговых штурмов или мастермайндов с участием волонтеров может быть полезным инструментом для создания новых идей, решения проблем и формирования стратегий.
Мотивация волонтеров
Поддерживать мотивацию волонтеров сложно, особенно если речь об активизме и общественной деятельности. Люди часто выгорают и работают вопреки, а не благодаря, но есть некоторые механики, которым помогут удерживать мотивацию волонтеров.
Система развития: Предоставляйте волонтерам возможности для развития навыков, получения новых знаний и опыта. Это может быть обучение, менторство, участие в проектах развития, изменение ролей в проектах.
Обучение волонтеров: Регулярные обучающие мероприятия или тренинги помогают волонтерам чувствовать себя увереннее в своей работе и повышают их профессиональную компетентность, а еще это возможность побыть с единомышленниками и делиться своими знаниями.
Варианты премирования/мотивации: Старайтесь не платить волонтерам деньгами или ценными подарками — так они будут сравнивать свой вклад с вознаграждением. Основная мотивация волонтера — получить/поделиться опытом, найти единомышленников, быть полезным обществу или конкретному комьюнити. Отмечайте успехи волонтеров, дарите мерч и эксклюзивные подарки, которые нельзя купить, зовите на мероприятия и встречи. Некоторым волонтерам важно получить рекомендательные письма от вас для учебы/работы/грантов.
Построение комьюнити — важнейший элемент мотивации.
- Отличие комьюнити от волонтеров: Волонтеры — это часть комьюнити, но комьюнити может быть более широким понятием, охватывающим как волонтеров, так и другие заинтересованные стороны, такие как сторонние организации, подписчики в соцсетях, спонсоры/грантодатели, сторонние участники и даже благополучатели проектов.
- Укрепление горизонтальных связей: Это может быть достигнуто через организацию совместных мероприятий, встреч, фестивалей, где члены комьюнити могут обмениваться идеями и опытом, создавать новые проекты и укреплять взаимные связи. При таком подходе комьюнити может жить своей жизнью и приносить вам новые идеи и проекты.
- Что может дать комьюнити: Комьюнити предоставляет членам поддержку, обмен знаниями и ресурсами, возможности для сотрудничества и роста как профессионалов. Оно также способствует формированию сильной и устойчивой сети.
Дополнительно
Опыт волонтерства Движения добровольных лесных пожаров